Hotel-Keeper^®

Jak vybrat rezervační systém

Rezervační hotelové systémy byly vždy doménou velkých hotelů a hotelových řetězců. Dnešní dostupnost počítačů a internetu spolu s narůstající agendou a administrativní zátěží nutí i provozovatele malých a středních ubytovací zařízení k řešení otázky pořízení rezervačního systému.

Při výběru hotelového rezervačního systému je potřeba zvážit řadu otázek. Pokusíme se Vám nejdůležitější zodpovědět.

Nabízené funkce programu

Základní funkcí rezervačního systému je vedení ubytovací plachty spolu s knihou hostů. Ubytovací plachta může být vedena jako tabulka rezervací (ubytovaných hostů) nebo i plně graficky. Grafická plachta má výhodu především v okamžité přehlednosti a podobnosti s papírovou plachtou, která se obvykle používá před nástupem počítače.

Mezi další funkce, které by program měl nabízet již v základní verzi, můžeme zařadit:

• Fakturace – hotelový rezervační systém má již obvykle všechna data z vytvořené rezervace pro vystavení dokladů za ubytování. Významně se tím sníží nároky na personál, pokud lze provést platbu a vystavení dokladu na zmáčknutí tlačítka. Při fakturaci, obzvlášť v menších provozovnách, je však nutné přihlédnout k přání zákazníků, kdy je vhodné informace obsažené na dokladu mít v rámci možností možnost měnit. Například uvádět či neuvádět počet osob na pokoji, jméno hosta v záhlaví spolu s názvem firmy a podobně. Jedná se sice o drobnosti, ale z praxe víme, že tyto drobnosti mohou rozhodovat, zdali host dostane ve firmě fakturu proplacenou či nikoliv.
• Pokladna – v návaznosti na fakturaci a platby je vhodné vést i pokladnu. Pokladnu program může vést ve všech používaných měnách. Doporučujeme i zkontrolovat, zda program umožňuje i takové funkce jako přepočet z jedné měny na druhou i zápis této konverze do pokladen (zjednodušeně směnu), protože například na platbu v € je povinnost vracet v korunách.
• Reporty a statistiky – hotelový rezervační systém má z údajů z rezervací, vydaných dokladů a ze stavu pokladny dostatek údajů pro tisk různých statistik a přehledů. Může se jednat o zákonem vyžadované: hlášení pro cizineckou policii, výkaz poplatků z ubytovací kapacity, přehledy pro ČSÚ, domovní a ubytovací kniha nebo statistiky zvyšující přehled o činnosti hotelu: přehled volné kapacity, přehled obsazenosti, přehled příjmů, rozdělní způsobů plateb, slev, pohyb na skladu,…

Program toho ale obvykle zastane více než jen základní práci kolem ubytování a proto z dalších obvykle nabízených funkcí jmenujme užitečné i pro malé a střední ubytovací zařízení:

• Sklad – sklad drobného prodeje slouží nejen k obsloužení minibarů, ale zároveň i k prodeji zboží i služeb na recepci. V případě širší nabídky zboží na recepci a pohybu hostů „přes ulici“ doporučujeme zvážit, jestli program umožňuje napojení pokladních periferií jako je čtečka čárových kódů nebo pokladní tiskárna, pro urychlení práce obsluhy.
• Skupinové rezervace – nejen velké hotely pracují se skupinami a je vhodné mít možnost vytvořit jednoduchým způsobem rezervaci více pokojů současně. Také sloučení již hotových rezervací v okamžiku placení pod jeden doklad je důležitou vlastností.
• Napojení na telefonní ústřednu – i když dnes drtivá většina lidí vlastní mobilní telefon, je volání z pevné linky hotelu obvykle výhodnější a proto jsou jimi hotely vybaveny. Pokud si s telefonní ústřednou hotelový program rozumí a zvládá tarifikaci, jsou to další ušetřené náklady nejen za další software, ale i za zjednodušení práce pro recepční.
• Síťový přístup – velmi vhodnou funkcí je vzdálený přístup k programu. Data jsou tak uložena na jednom počítači, ale pracovat může i více lidí současně a to nejen z jedné budovy, ale odkudkoliv na světě. Pokud máte více provozoven nebo i jen chcete tu svojí kontrolovat z domova či kanceláře, je toto neocenitelná funkce. Pozor však na řešení kdy jsou data uložena někde na internetu (například celý rezervační systém je online u poskytovatele řešení). V případě výpadku internetové konektivity nemůžete s tímto systémem pracovat a Vaše data (rezervace, fakturace) jsou rázem nedostupná i na recepci. Vždy si ověřte, že data jsou uložena u Vás na hotelu a i výpadek internetu nevyřadí rezervační systém z činnosti.

Poskytované služby

Nejen funkce programu jsou důležitým faktorem pro rozhodování o nákupu. Mezi další kritéria doporučujeme zařadit:

• Možnost vyzkoušení programu – je vhodné se s programem seznámit ještě před jeho nákupem. A to nejen pomocí letáčků, či vhodně vedené prezentace, ale i osobně na svém počítači. Vhodně vytvořená ukázková verze obsahuje i vzorová data a jednoduše jí nainstalujete během pár minut bez hlubších znalostí PC.
• Možnost úpravy programu nebo tiskových sestav – i přesto anebo právě proto, že jsou programy obvykle uzpůsobeny pro co nejširší spektrum zákazníků, nemusí obsahovat sestavy, které Vy či Vaše vedení vyžadujete. Zjistěte, jestli je program původně český nebo přeložený zahraniční a jaké jsou možnosti případné úpravy tiskové sestavy nebo i jiné vlastnosti programu.
• Napojení na jiné programy – například na restaurační software nebo na online rezervační systém na internetu.

Cena

Cena by se mohla zdát nejdůležitější, ale doufáme, že jsme Vám pomohli poznat, že ne sama rozhoduje o výběru. Nicméně i v cenách je vhodné se orientovat.

• Cena za licenci – cena za licenci na hotelový rezervační systém by měla být jednorázovou investicí. Pečlivě porovnejte nabídky konkurence, abyste později nelitovali zjištění, že původně nízká cena je cenou například za rok, nikoliv za licenci.
• Cena za aktualizace – aktualizace softwaru je běžná věc a u systémů které se řídí zákony a vyhláškami dokonce nezbytná. Mělo by být však zcela na Vás kdy a jakou aktualizaci požadujete a neměla by tedy platba a pořízení být povinností, ale možností.
• Servisní poplatky – zde mnoho firem schovává pravidelné platby a nabízí servisní hodiny zdarma či konzultace, ale ve skutečnosti je efektivnější a levnější platit jen za to co ve skutečnosti potřebujete.